Guía para principiantes de la PBX virtual
La telefonía de negocios no tiene que ser tan costosa como lo fue antes. Tampoco es inaccesible como parece. Hay diferentes opciones para elegir, pero usted desea aprovechar al máximo su sistema PBX virtual.
Son más baratos que los sistemas PBX on site, son más fáciles de usar y realizan automáticamente el trabajo para el que normalmente necesitaría un equipo de TI. Para asegurarnos de que realmente sepas cómo funcionan, hemos elaborado esta guía.
¿Qué es VoIP?
La tecnología VoIP (Voice over Internet Protocol) se utiliza para hacer posible la comunicación a través de Internet. VoIP, también conocida como telefonía por Internet, convierte las vibraciones de voz a señales digitales comprimidas en un protocolo que se traducen en paquetes de datos. En pocas palabras, usted está utilizando Internet para hacer y recibir llamadas telefónicas, videollamadas, videoconferencia y mensajes de texto. Podríamos seguir y seguir hablando de VoIP, pero eso requeriría un artículo completo, para más información consulte nuestro glosario de VoIP.
¿Qué es Virtual PBX?
Una PBX Virtual es un sistema telefónico potente que utiliza una conexión a Internet en lugar del servicio telefónico estándar. Una PBX IP estándar se utiliza para transferir llamadas desde Internet (IP) a la red telefónica pública conmutada (RTPC). Una PBX virtual puede ser concebida como una versión más rentable, ya que no hay ningún hardware involucrado, es todo virtual y hospedado por el proveedor del servicio.
¿Por qué es tan difícil encontrar información sobre la PBX virtual?
Si usted es un propietario de negocio, esta puede ser la primera vez que oye hablar de la PBX virtual. Si usted ha estado en el juego por un tiempo y necesita reducir costes o está interesado en un sistema más fácil de usar, esto le proporcionará suficiente información para tomar una decisión basada en lo que mejor se adapte a su empresa.
Es posible que hayas notado después de muchas búsquedas en Google que las empresas están más interesadas en vender su producto y resaltar sus características de marca en lugar de proporcionar una visión general de cómo funcionan los sistemas de Virtual PBX.
Vamos a desglosar lo que necesitas saber sobre los sistemas PBX virtuales, por qué son importantes, las características clave y los proveedores de confianza.
NOTA: Usted va a encontrar muchos nombres diferentes para los sistemas de PBX virtuales mientras investiga. No dejes que te confunda. Verás términos como “Cloud PBX” y “Hosted PBX“. ¡Los tres están hablando de lo mismo!
PBX virtual vs. PBX local
Lo que a menudo nos encontrarás diciendo es que no hay un sistema completo que haga lo que usted quiera, necesitas elegir lo que es mejor para su negocio. Para poder pintar la imagen más clara, vamos a desglosar los pros y contras de los sistemas PBX virtuales y locales.
Pros PBX virtual
- Fácil de gestionar
- Bajo coste sin necesidad de hardware
- No se requiere equipo informático
Contras PBX virtual
- Apoyo de los proveedores para el soporte, que podría ser muy pobre
- Pérdida de servicios si la red del proveedor se cae
- Menos control sobre el sistema
Pros PBX local
- 100% control sobre el sistema
- Construye toda la seguridad que quieras
- Sin necesidad de contar con el apoyo del proveedor, tiene su propio equipo interno.
Contras PBX local
- Requiere personal de TI, lo que podría añadir costes
- El hardware puede ser difícil de configurar y mantener
- Costoso para equipos pequeños
Como puedes advertir, las soluciones on site se adaptan a organizaciones más grandes que pueden permitirse el hardware y el personal de TI. Pero para un equipo pequeño, una PBX virtual ofrece las mismas características por una fracción del costo. Si todavía no estás seguro, o si desea un análisis más profundo acerca de qué sistema PBX, aquí mismo presentamos un análisis más profundo de la PBX local frente a la PBX alojada en el siguiente artículo “¿Cuál es la diferencia? PBX local vs Alojada vs Soluciones híbridas“.
Beneficios de los sistemas PBX virtuales
Ahora vamos a profundizar un poco más en las ventajas de los sistemas PBX virtuales. Todos, reducen los costos; sin embargo, hay algunas características de integración, automatización y personalización muy interesantes que hacen que los sistemas PBX virtuales valgan la pena.
- Las PBX virtuales hacen todo el trabajo por usted, haciendo que sea fácil implementa sin importar el tamaño del negocio, operará con la sensación profesional de las soluciones más grandes y costosas.
- Las PBX’s virtuales permiten que el dueño del negocios con menos conocimientos técnicos pueda personalizar su propio sistema telefónico.
- Las empresas pueden activar y desactivar fácilmente cualquier función a través de una aplicación en su smartphone o portales de administración en línea.
- Las tarifas mensuales bajas ayudan a reducir significativamente los costos al eliminar la necesidad de una gran inversión en costos de hardware, cableado de la oficina y un equipo de TI.
- Debido a que la PBX Virtual no requiere un costoso proceso de instalación de hardware para agregar nuevas líneas telefónicas, las empresas pueden actualizar la plataforma rápida y fácilmente.
Herramientas y características de automatización
Algunas de las muchas características que ofrecen los sistemas PBX virtuales. Sí, todas son importantes, podrás considerar qué es lo que tiene más sentido para tu negocio cuando eliges a un proveedor.
Función de correo de voz por correo electrónico
Si eres el tipo de jefe que siempre está en movimiento, necesitas un sistema que te ofrezca la opción de enviar mensajes de voz automáticamente a tu teléfono u otros dispositivos móviles. ¿Por qué? Si estás en una reunión con alguien y esperas una llamada importante, puedes revisar tus mensajes discretamente sin interrumpir a nadie.
Menús de teléfono
Si quieres que tus clientes te llamen sin pensar que se pondrán en espera o que constantemente serán dirigidos al departamento equivocado. Con menús sencillos, podrás dirigir a cualquier persona que llame donde tiene que estar.
Asistentes Automáticos
¿Y si no hay nadie cerca para contestar el teléfono? ¿Quieres que tu cliente espere? Sabes que cuando levantes el teléfono no oirás nada más que quejas sobre el tiempo de espera.
Los asistentes automáticos pueden dirigir a los clientes a los contestadores automáticos o proporcionarles la información necesaria para que puedan llamar o resolver problemas específicos por su cuenta.
Colas de Llamadas, Reenvío, Grabación
La cola de llamadas permite a los usuarios permanecer en la línea mientras usted está ocupado con otra persona, en lugar de hacer que cuelguen y llamen, olvidando potencialmente que en primer lugar llamaron. El desvío de llamadas le permite dirigir clientes a otro número, así que si estas fuera de la oficina, puedes permanecer en contacto constante.
La grabación de llamadas es bastante autoexplicativa. Le permite grabar llamadas y almacenarlas como archivos digitales. Combine esto con el software CRM y podría crear bases de datos cliente más desarrolladas.
Puenteo de conferencias
Un puente de conferencia permite a un gran grupo de personas participar en las llamadas telefónicas. Los servicios telefónicos tradicionales no permiten más de tres personas por línea en un momento dado. Estas llamadas pueden retener a cientos de personas a la vez.
Esto es obviamente más práctico para las grandes empresas, pero hablar con más de dos personas a la vez es un lujo para la mayoría de nosotros.
Cómo elegir un proveedor
Hay montones de opiniones sobre qué proveedor es el mejor. Ya lo he dicho antes y lo volveré a decir: Usted tiene que saber qué es lo correcto para su negocio para sacar el máximo partido a su sistema PBX virtual. Aquí hay algunos criterios generales para buscar mientras explora sus opciones:
Costes implicados
Los costos son típicamente baratos porque la red utilizada por el sistema telefónico ya está en su lugar. Usted puede esperar una cuota inicial más pequeña en comparación con un sistema PBX local, luego cuotas mensuales adicionales.
Los complementos, por supuesto, van a aumentar el precio, pero en comparación con la contratación de un equipo de TI y los costes de hardware, puede esperar algunos ahorros. Incluso si usted es una gran empresa establecida y necesita reconectar la oficina para dar soporte a un sistema de VoIP, los costos deberían seguir siendo más bajos.
Algunos sitios web dicen que el costo promedio de un sistema PBX local es de aproximadamente $1000 por usuario. Este número subirá o bajará dependiendo del tamaño de su negocio. Los grandes son más propensos a conseguir un trato benefico, mientras que los pequeños pueden pagar más.
Los sistemas de PBX virtuales ganan ventaja a largo plazo. Los costos iniciales pueden ser altos dependiendo del tamaño de su negocio. Si usted está en el lado grande, necesitará routers costosos que puedan soportar el sistema. Si usted está en el lado más pequeño, los costos serán mínimos.
Cuando estás configurando, todo el trabajo duro ya no está en tus manos; se transfiere a tu proveedor. Esto significa que no hay que pagar cuotas de mantenimiento o contratar un nuevo equipo.
Calidad y Fiabilidad de la Red
La fiabilidad de la red es extremadamente importante por varias razones. Su sistema de PBX virtual depende totalmente de la eficacia de su red. Si su router no puede manejar la carga de trabajo que un sistema PBX virtual le pondrá, es posible que no obtenga el máximo rendimiento del servicio.
Si su red se bloquea, pierde el acceso a sus teléfonos. Independientemente del tamaño, la fiabilidad de la red debe ser una prioridad máxima.
Características incluidas
Como se mencionó anteriormente, los sistemas de PBX Virtual vendrán con toneladas de características relacionadas a lo que usted puede hacer con sus teléfonos. Usted debe conocer su negocio antes de pagar por las características que no necesita. Esto le ayudará a evitar estos errores comunes en la migración a cloud computing.
Si eres una pequeña empresa, las llamadas en conferencia pueden no ser lo tuyo. Si te despiertas con toneladas de mensajes de voz, busca un sistema que las organice y haga fácilmente accesibles. No compre un Ferrari por el kilometraje de gasolina.
Opciones de Soporte
Si quieres que tu proveedor se sienta orgulloso de su servicio de atención al cliente. Muchos lugares ofrecen grandes opciones, pero tu deseas solo a alguien que esté decidido a resolver cualquier problema que surja, cuando quiera y donde quiera.
Hay empresas que su equipo de soporte está disponible por teléfono, correo electrónico y chat. en algunas ocasiones en su sitio web se jactan de que el 95% de sus llamadas de soporte son contestadas en el segundo timbre con poco o ningún tiempo de espera. Busque empresas que tengan todas estas opciones. En este caso, más es más, no menos.
Integraciones disponibles
Las integraciones de terceros también deben ser consideradas en gran medida a la hora de elegir un proveedor. Si su oficina se ejecuta en Google o Microsoft Office, busque un proveedor que haga lo mismo.
Aquí hay un ejemplo: VoIP puede integrarse con soluciones CRM. Cuando un agente de soporte contesta una llamada telefónica, su sistema de VoIP empresarial integrado activaría automáticamente la entrada CRM relacionada para esa persona que llama, de modo que los agentes no tienen que pasar por las ventanas y tratar de encontrar la información correcta, perdiendo tiempo mientras están en el teléfono.
Para empezar a trabajar
Incluso cuando entiendes todo lo que entra en un servicio de PBX virtual, puede ser confuso mirar a través de las opciones aparentemente interminables. No se trata de decirte quién es mejor, se trata de dar opciones para mejores decisiones.
La Conclusión…
Podría ser una búsqueda del sistema PBX virtual adecuado o aprender sobre la PBX virtual en general. Google es útil cuando ya sabes lo que estás buscando, pero si eres nuevo en el mundo de los negocios o tienes problemas tecnológicos, las características y los proveedores de servicios no significarán nada para ti.
Utilice esta guía como plataforma para continuar la búsqueda, habla directamente con los proveedores y manten abiertas sus opciones.
Para ver la entrada completa haz click aquí: Guía para principiantes de la PBX virtual - De nuestro Blog Tlcom
from TLCOM https://www.tlcom.mx/que-es-pbx-virtual.html
Comentarios
Publicar un comentario